Dalam sebuah kantor pemerintahan maupun swasta, tentunya selalu diperlukan adanya arsip-arsip penting yang berkaitan dengan berbagai hal. Begitu pula dengan Pengadilan Agama Bangil, Kabupaten Pasuruan, Jawa Timur, yang setiap hari selalu diwarnai aktivitas masing-masing bagian.Mungkin saja tidak banyak yang tahu bahwa selain urusan persidangan, di sebuah Pengadilan Agama juga ada salah satu bagian yang keberadaannya mempunyai peran sangat penting sekali, yakni Bagian Kepaniteraan. Pasalnya, Bagian Kepaniteraan tersebut bukan hanya mempunyai tugas untuk memberikan pelayanan teknis saja, melainkan juga terkait administrasi kepaniteraan dan lain sebagainya. Sedangkan beberapa tugas pokok Kepaniteraan yang menarik untuk diulas adalah penyimpanan arsip dari setiap berkas perkara.

Berkas perkara yang setiap hari jumlahnya selalu bertambah, tentu saja bukanlah sebuah pekerjaan mudah untuk menyimpannya menjadi arsip. Hal itu dibutuhkan ilmu tersendiri agar ketika ada arsip yang diperlukan kembali tidak kesulitan mencarinya.Kami Mahasiswa Program Studi Hukum Keluarga Islam (HKI) IAIN Kediri saat magang, mencoba untuk mencari tahu dan belajar bagaimana cara penyimpanan arsip yang baik dan benar kepada Ketua Pengadilan Agama Bangil, Bapak H.M. Jati Muharramsyah, S.Ag., S.H., M.H. melalui Ibu Saodah Erna TS., S.Sy., salah seorang Panitera Pengganti di PA Bangil.

Menurut Ibu Saodah Erna, setelah ada perkara yang telah selesai dilakukan persidangan atau sudah diputuskan, maka berkas-berkasnya harus disusun menjadi satu dan diberikan kode tersendiri, kemudian disimpan sebagai arsip di Pengadilan Agama Bangil. Sedangkan susunan arsip tersebut yaitu, Surat Permohonan, Surat Kuasa Untuk Membayar (SKUM), Bukti Setoran Bank, Penetapan Majelis Hakim (PMH), Surat Penunjukan Panitera Pengganti, Surat Penunjukan Jurusita / Jurusita Pengganti, Penetapan Hari Sidang (PHS), Surat Panggilan (Relaas) Pemohon, Surat Panggilan (Relaas) Termohon, dan Berita Acara Sidang.

Semua berkas tersebut sebelum dibendel atau dijahit menjadi satu berkas, terlebih dahulu dibuatkan daftar isi dan dicantumkan nomor perkaranya. Sedangkan untuk daftar isi berkas dibuatkan keterangan meliputi nomor, nama surat, keterangan ada atau tidak ada, tanggal surat, dan jumlah lembaran surat. Setelah semua berkas disusun menjadi satu dan diberikan sampul atau cover, kemudian diplong, lalu dijahit menggunakan jarum dan benang khusus, serta ditempelkan stiker, barulah berkas tersebut ditempatkan pada ruang arsip dengan rapi sesuai penomorannya.

Penyusunan berkas bagi para Panitera atau Panitera Pengganti di Pengadilan Agama Bangil yang telah mendapatkan predikat WBK (Wilayah Bebas Korupsi) serta menuju WBBM (Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani), mungkin saja bukan suatu hal sulit, namun bagi kami atau orang lain yang belum pernah melakukan pekerjaan semacam itu, tentu saja terasa sulit. Menjahit berkas ini menurut kami dibutuhkan seni tingkat tinggi dan ketelitian tersendiri, karena apabila dilakukan tanpa adanya fokus mengerjakan, bukan tidak mungkin hasilnya menjadi berantakan, dan bisa saja berkas penting tersebut malah menjadi rusak. Selain itu, antara satu berkas dengan berkas lainnya juga tidak boleh tertukar, karena ketika nanti dibutuhkan kembali akan menjadi kacau balau. Maka dari itu, dalam menjahit berkas tersebut sangat diperlukan adanya ketelitian dan keseriusan.

 

(PKL-Churriyatus Salaamah)